Afin que votre cabinet dentaire poursuive sa croissance et se démarque, voici quelques points à considérer.
- Faites visiter votre cabinet dentaire à vos nouveaux patients et en quelques mots présenter votre équipe en la valorisant
- Offrez par exemple, une bouteille de vin pour les bons clients. N’hésitez pas à les gâter, c’est grâce à eux si nous travaillons
- Allez chercher et reconduire le patient à la maison lors de long rendez-vous : cette démarche démontre que le côté relationnel est développé au sein de votre cabinet
- Faire des suivis téléphoniques aux patients pour donner suite au traitement en cours
- Soyez rigoureux et assidus dans vos suivis, c’est un atout majeur que tous les cabinets dentaires en santé ont !
- Soyez à la fine pointe de la technologie pour vous et aussi afin de rassurer les patients
- Offrez des petites attentions tel le thé, café, tisane et fruits lorsque le patient est dans la salle d’attente
- Offrez un oreiller pour le cou, une couverture et un baladeur
- Offrez un ballon ou en faire avec des gants !
- Confirmer les rendez-vous de vos patients par texto ou par un courriel
- Mettez votre site web à jour et invitez vos patients à le consulter pour recevoir plus d’informations sur leur traitement
Concernant le travail quotidien : il est de mise de faire une réunion d’équipe avant de débuter chaque journée de travail ainsi qu’à la fin de la journée. L’équipe à jour sera beaucoup plus efficace !
Voici quelques points à considérer :
- Les réunions devraient être courtes et efficaces : une période de 15 minutes en matinée et également une période de 15 minutes en fin de journée
- Un résumé devrait être fait en fin de journée pour répondre aux questions et planifier les lacunes rencontrées, s’il y a lieu
- La ponctualité est primordiale pour tous
- Les points de façon doivent être abordés de façon positive et constructive
- Une personne responsable devrait offrir l’ordre du jour et s’assurer qu’elle soit efficace
Donc, voici les points à retenir :
- Valider les traitements à venir
- Se renseigner sur les informations pertinentes de vos patients
- Vérifier l’horaire des prochains jours et les disponibilités et planifier en conséquence
L’objectif des réunions nous permet de nous retrouver et de conserver une belle synergie d’équipe. Cette façon positive d’aborder différents sujets à discuter permet de garder le focus sur les objectifs de la journée et à bien organiser l’horaire à venir.
Ce moment servira de point central afin de développer des discussions, d’élaborer ou valider des plans de traitements. De cette façon, l’information transmise à l’équipe pourra être utilisée par tous.
Sur un autre volet, puisqu’il est difficile de conserver un rendement optimal considérant tous les facteurs associés tel la charge de travail et les imprévus. Je vous propose quelques solutions intéressantes afin parvenir à l’objectif.
- Avoir recourt à une assistante volante : permet de diminuer notre charge de travail
- Les outils de travail : des outils efficaces et un matériel fonctionnel optimisent le rendement
- La salle d’hygiène fonctionnelle pour la journée au niveau des produits tel les bavettes, pompe à salive etc.
- L’horaire doit être respecté par tout le personnel ainsi que les patients : il est de notre devoir d’enseigner à nos patients notre façon de procéder
La gestion de l’horaire et des annulations :
- Mettre l’emphase sur les relations humaines : permet d’obtenir un bon lien avec le patient pour créer un sentiment d’appartenance envers l’équipe dentaire
- Connaître le type de personnalité de votre patient : permet de s’adapter à ses besoins
- Enseigner votre façon de procéder ainsi que votre philosophie
Pour les nouveaux patients :
- Créer une lettre personnalisée de bienvenue: cela aide afin de favoriser un lien d’appartenance
Un système de rappel efficace : procéder 48 heures d’avance à la confirmation de vos traitements.
Confirmation des rendez-vous :
- Utiliser les textos
- Les appels téléphoniques
- Les courriels
À la fin de son traitement: le patient doit quitter le bureau avec tous ses rendez-vous.
Annulation de rendez-vous :
- Mettez le patient en attente afin de valider votre horaire
- Remerciez-le toujours de vous avoir avisé de son contre temps
- Offrez-lui immédiatement un autre rendez-vous
En appliquant ces étapes, vous serez à même de constater que votre clinique avance et se démarque !
Espérant que cela puisse vous aider et vous permettre de discuter avec votre équipe sur le sujet.
Au plaisir,
Sylvie Proulx, Paroconseil