Il n’est pas facile de nos jours d’être en tout point optimal dans une clinique dentaire et il devrait en être un objectif quotidien pour vous aider à rester constant dans cette stratégie d’avoir une gestion saine et efficace.
Voici quelques points à considérer afin d’obtenir une clinique dentaire optimisée :
- Afin de diminuer le taux d’absentéisme dans votre clinique dentaire, je vous suggère de vous entourer de personnel efficace, ayant le sens de l’organisation. Des gens ayant une grande logistique favoriseront grandement votre entreprise.
- Offrez des suivis à tous vos patients, ceci peu importe le traitement. En ayant des protocoles bien établis, vous parviendrez à créer un lien d’appartenance important et par le fait même, une diminution des annulations.
- Il est primordial de s’assurer que le patient quitte le bureau avec ses rendez-vous. Advenant qu’il quitte sans son rendez-vous, il est nécessaire d’effectuer tous les suivis afin d’éviter la perte d’un rendez-vous futur, de là, l’importance d’avoir un protocole bien établi
- En moyenne les rendez-vous sont confirmés dans les 48 heures. Une bonne relation avec vos patients favorisera la diminution d’absentéisme
La durée d’un rendez-vous de détartrage :
Il est nécessaire d’avoir 1 heure de temps pour les plans de suivis. Supposons un patient avec très peu de tartre et facile dans l’ensemble, il y a toujours beaucoup de matière à la discussion sur différents sujets en dentisterie dans le but de renseigner.
Statistiquement, nous pouvons noter que ce que nous observons en bouche ou sur une radiographie ne représente pas nécessairement toute la réalité. Donc, ce que nous jugeons une classe 1, pourrait-être une classe 2 en quantité de tartre par exemple et une classe 2 pourrait-être une classe 3. C’est pour cette raison, et avec l’expérience acquise depuis plus de 20 ans en parodontie, que j’utilise toujours 1 h pour faire mes nettoyages.
Étant une consultante avant tout, mon travail d’éducation demeure au premier plan pour obtenir le résultat escompté, c’est-à-dire d’offrir les meilleurs soins en détartrage.
Pour que vous soyez optimal je vous suggère d’éviter ces quelques points en cabinet dentaire :
Le temps alloué à chaque rendez-vous :
Si la tendance du cabinet est d’accorder moins de temps de rendez-vous à chaque patient, ceci peut amener une diminution de la qualité des soins et par le fait même une baisse remarquable quant à l’acceptation de plan de traitement. Ne serait-ce que de 10 minutes par patient, au final, les conséquences peuvent être beaucoup plus lourdes à long terme que ce qu’il est épargné en temps.
Alors, de mon de point de vue, vouloir diminuer le temps alloué au traitement comporte un grand risque et l’impact négatif est majeur pour un cabinet dentaire. Je vous suggère donc fortement de prendre le temps requis pour s’occuper du patient, tout le monde en sort gagnant.
Les réunions quotidiennes :
Omettre les réunions du matin et de fin de journée par manque de temps va à l’encontre du but recherché. Les réunions peuvent sembler un ajout de tâche non nécessaire mais de ne pas en faire risque d’amener un surplus de tâche négatif, qui engendrera une réorganisation beaucoup plus rigoureuse et longue que les courtes réunions hebdomadaires.
Attitrer le patient au même personnel :
Ceci favorisera un lien de confiance. Évitez le changement de personnel constamment, il peut nuire considérablement à votre cabinet. Votre équipe demeure au centre de votre réussite!
Afin d’unifier celle-ci, à l’occasion, permettez-vous de faire des sorties de groupe en dehors des heures de travail.
Pour maximiser son temps de travail en salle d’hygiène, je constate qu’il est difficile de conserver un rendement optimal considérant tous les facteurs associés tel la charge de travail et les imprévus. Je vous propose quelques solutions intéressantes afin parvenir à l’objectif.
L’assistante volante :
Avoir recours à une assistante volante nous permet de diminuer notre charge de travail. Par exemple, elle peut nous aider au niveau de l’asepsie, nous aider à remplir la charte parodontale, prendre la prise de rendez-vous et évidemment nous assister en dentisterie opératoire. Elle contribue donc à optimiser notre temps.
Les outils de travail :
Il est important de s’assurer d’avoir des outils efficaces et que tout le matériel soit fonctionnel, c’est-à-dire d’avoir des curettes aiguisées et des pointes d’ultrason non abimées. Un mm de la pointe d’ultrason abimée perd 25% de son efficacité et peut donner de la sensibilité au patient.
La salle d’hygiène se doit d ‘être fonctionnelle pour la journée au niveau des produits tel les bavettes, pompe à salive etc. De mon point de vue, la première tâche de la journée devrait être de mettre notre salle à niveau.
Je vous recommande de vous assurer que l’horaire soit respecté par tout le personnel ainsi que les patients. Il est de notre devoir d’enseigner à nos patients notre façon de procéder. Ce qui nous permettra d’atteindre un rendement optimal. La gestion du temps et des étapes d’une journée sont deux facteurs qui aident à maximiser !
Voici quelques exemples des conséquences subites :
Le fait d’avoir un horaire condensé peut apporter un stress non nécessaire à l’hygiéniste ce qui d’une part peut entraîner une diminution de son rendement. D’autre part, une diminution des explications peut aussi engendrer une réduction de l’acceptation des plans de traitement.
Le patient peut se sentir bousculé et sa perception peut être biaisée quant à la qualité des soins qu’il reçoit.
Le risque de changement du personnel peut être augmenté. Les facteurs principaux contribuant sont le stress et une pression de performance dans un temps diminué.
Le risque d’annulation pourrait survenir suite à ces quelques éléments. Nous sommes donc loin de notre objectif qui est d’une part de rendre le soin au patient optimal et par le fait même notre cabinet dentaire maximal.
Les réunions quotidiennes :
- Une période de 15 minutes en matinée et également une période de 15 minutes en fin de journée, ceci afin de bien maîtriser l’horaire de travail ainsi que la liste des patients et des soins à faire
- Un résumé devrait être fait en fin de journée pour répondre aux questions et planifier les lacunes rencontrées, s’il y a lieu
- Il est primordial d’être ponctuelle et d’être installée en poste de réunion à l’heure
- Aborder les points de façon positive et constructive, ceci à chaque jour
- Une personne responsable devrait offrir l’ordre du jour et s’assurer qu’elle soit efficace
- Valider les traitements à venir
- S’informer sur les informations pertinentes de vos patients
- Vérifier l’horaire des prochains jours et les disponibilités et planifier en conséquence
L’objectif des réunions :
- Ceci permet de nous retrouver et de conserver une belle synergie d’équipe
- Garder le focus sur les objectifs de la journée et à bien organiser l’horaire à venir
- À la fin de la journée, cette réunion sert à verbaliser les non-dits de la journée, de revenir sur les problèmes rencontrés de façon objective et d’en trouver les solutions de façon positive
- Point central afin de développer des discussions, d’élaborer ou valider des plans de traitements.
- Façon de transmettre l’information à l’équipe et être utilisée par tous
Un département de parodontie optimal :
Afin d’obtenir un département de parodontie optimal, vous devez avoir un protocole établi et simple à suivre.
Souvenez-vous que votre équipe demeure au centre de votre réussite. Vous devez avoir une synergie d’équipe ainsi qu’une philosophie unanime. De mon point de vue, tout le monde devrait utiliser le même protocole, le même langage.
Ce qu’il faut donc se rappeler pour un département de parodontie optimal :
- Organisation
- Simplicité
- Enseignement
- Équipe saine
- Outils efficaces
Espérant que ces quelques points pourront vous aider à conserver une saine gestion et optimiser votre département de parodontie.
Au plaisir,
Sylvie Proulx, Paroconseil