Voici quelques points importants qui démontrent la nécessité de faire une réunion d’équipe avant de débuter chaque journée de travail ainsi qu’à la fin de la journée. Ceci permet d’informer l’équipe des récents changements, des nouvelles procédures ainsi que des informations pertinentes sur les patients. Dans cette optique, le rendement de l’équipe sera maximisé et le département d’hygiène rentabilisé !
Tout d’abord, par expérience, je vous suggère une période de 15 minutes en matinée, avant le début des rencontres avec les patients. De plus, une période de 15 minutes en fin de journée, ceci afin de bien maîtriser l’horaire de travail ainsi que la liste des patients et des soins à faire. Un résumé devrait être fait pour répondre aux questions et planifier les lacunes rencontrées, s’il y a lieu.
Il est primordial d’être ponctuel, préparé et installé en poste de réunion.
Je vous suggère d’aborder les points de façon positive et constructive, ceci à chaque jour. À titre d’exemple, voici quelques points qui devraient être traités en réunion matinale :
- Le nombre de patients prévus pour la journée
- Le nombre de rendez-vous non confirmés à l’horaire
- La liste des nouveaux patients
- Un résumé des soins particuliers des patients : allergies, antibiothérapie, cas de laboratoire, etc.
- Les comptes à recevoir
Une personne responsable devrait être assignée à l’ordre du jour, ceci pour un maximum d’efficacité.
Donc, voici les points à retenir :
- Valider les traitements à venir
- Prendre les informations pertinentes sur vos patients
- Vérifier l’horaire des prochains jours, les disponibilités et planifier en conséquence
L’objectif des réunions nous permet de nous retrouver et de conserver une belle synergie d’équipe. Cette façon positive d’aborder différents sujets à discuter permet de garder le focus sur les objectifs de la journée et à bien organiser l’horaire à venir.
À la fin de la journée, une autre réunion devrait avoir lieu pour récapituler celle-ci. Cette réunion sert à verbaliser les non-dits de la journée, de revenir sur les problèmes rencontrés de façon objective et d’en trouver les solutions de façon positive.
Ce moment servira de point central afin de développer des discussions, d’élaborer ou valider des plans de traitements. De cette façon, l’information transmise à l’équipe pourra être utilisée par tous.
Je suggère également une réunion mensuelle incluant toute l’équipe. Ceci permet de bien informer le personnel de tout changement, nouveauté ou information pertinente. Les consignes demeurent les mêmes :
- Avoir une personne ressource pour diriger la réunion
- Établir un ordre du jour
- Respecter la durée de la réunion; temps suggéré : 90 minutes à 3 heures selon l’ordre du jour établi
À titre d’exemple, voici quelques points qui devraient être abordés en réunion mensuelle :
- Service à la clientèle
- Protocoles du département d’hygiène
- Renseignements sur les formations continues pertinentes
- Prioriser la communication constructive
- Comptes à recevoir
Donc, voilà autant d’avantages afin de favoriser les réunions d’équipe !
Merci,
Sylvie Proulx