Nous avons tous comme objectif en clinique dentaire d’éviter les annulations de rendez-vous. Voici quelques points à considérer pour atteindre cet objectif.
Je crois fermement qu’en mettant l’emphase sur les relations humaines, nous obtenons un bon lien avec le patient pour créer un sentiment d’appartenance envers l’équipe dentaire.
Tout d’abord, il est impératif de connaître le type de personnalité de votre patient afin de s’adapter à ses besoins.
Ensuite, nous pouvons tout simplement enseigner à celui-ci notre façon de procéder ainsi que notre philosophie.
Concernant les nouveaux patients, vous pouvez créer une lettre personnalisée de bienvenue, ce qui est aidant afin de favoriser un lien d’appartenance. Nous sommes à l’ère ou le virtuel prend beaucoup de place et un retour aux sources, soit le lien direct avec les gens, est de mise afin, d’une part de bien encadrer vos patients, et d’autre part, de créer un lien de confiance durable.
Afin de s’assurer que le message est bien transmis, vous pouvez également afficher une note dans la salle d’attente les remerciant de bien respecter leur temps de rendez-vous.
Un autre atout à considérer est le système de rappel. Pour qu’un système de rappel soit efficace, il est impératif de procéder 48 heures d’avance à la confirmation de vos traitements. En appliquant cette étape, vous serez à même de constater une diminution des annulations.
Comme moyen de confirmation des rendez-vous, je vous suggère d’utiliser les textos qui sont très tendances et permettent une réponse rapide et efficace. Les appels téléphoniques ainsi que les courriels sont aussi de mise.
Lorsque le rendez-vous de votre patient est terminé, il est primordial qu’il quitte le bureau avec tous ses rendez-vous. Et, advenant le cas qu’il quitte sans son rendez-vous, il devient essentiel d’effectuer tous les suivis pour éviter la perte d’un rendez-vous futur.
Cependant, si le patient appelle pour annuler un rendez-vous, mettez-le en attente afin de valider votre horaire. Remerciez-le toujours de vous avoir avisé de son contre temps. Offrez-lui immédiatement un autre rendez-vous.
Espérant que cela puisse vous aider et vous permettre de discuter avec votre équipe sur le sujet.